Antikorruptionspolitik

Formålet med denne beskrivelse er, at give medarbejdere i Comtec Group en praktisk indføring i Comtec Group’s politik om antikorruption. 



Politikken omhandler desuden regler for, under hvilke betingelser Comtec Group kan tilbyde gaver og repræsentation, samt hvornår en Comtec Group medarbejder kan modtage gaver og repræsentation fra kunder og leverandører.
Politikken har til formål at sikre en grundlæggende forståelse af, hvordan politikken påvirker Comtec Group’s forretningsaktiviteter, så vi til enhver tid lever op til vores hensigt om, at drive virksomhed på retfærdig, ærlig og åben vis.

Korruption, bestikkelse og smørelse kan udgøre en risiko i forbindelse med vores aktiviteter, og vil kunne have alvorlige juridiske konsekvenser for virksomheden, og de personer, der er involveret. Det vil ligeledes kunne medføre skade på Comtec’s omdømme og de værdier, vi står for.
Vi vil ikke acceptere nogen form for korruption, bestikkelse og smørelse og har i den forbindelse indført en nultolerancepolitik. Det betyder, at Comtec Group er klar til at forbigå kontrakter, hvis det stilles som betingelse, at der skal ydes bestikkelse for at opnå disse.
Ledelsen i Comtec Group betragter det som et alvorligt brud på den enkelte medarbejders forpligtelse, hvis vedkommende medvirker til korruption, bestikkelse eller smørelse, hvilket kan medføre ansættelsesretslige konsekvenser og sagsanlæg.
Der vil gang om året blive udført en risikoanalyse for at sikre at vi kontinuerligt lever op til vores antikorruptionspolitik.

 

 2. Politikken

Comtec Group har en nultolerancepolitik, når det gælder korruption, bestikkelse eller smørelse. Vi har som politik at ville overholde den Danske straffelov og UK Bribery Act i Europa. Herudover vil vi overholde antibestikkelses lovgivningen i de lande, vi opererer i. Følgende er gældende:

  • Personer, der arbejder i eller for Comtec Group må aldrig tilbyde, yde, anmode eller modtage ulovlige eller uretmæssige pengegaver eller andre former for betaling eller goder for at opnå forretningsmæssige fordele eller private fordele for dig selv eller andre
  • Ingen person vil blive degraderet eller straffet på anden vis for at nægte at give eller tage imod bestikkelse og smørelse, heller ikke selv om, det kan medføre tab af forretningsmulighed for virksomheden
  • Ingen person vil blive degraderet eller straffet på anden vis for at have givet udtryk for mistanke eller foretager anmeldelse af korruption, bestikkelse eller smørelse
  • Comtec accepterer ikke repressalier mod personer, der giver udtryk for mistanke eller foretager anmeldelse af korruption, bestikkelse eller smørelse. Det kan få ansættelsesretslige konsekvenser for udøveren af repressalierne.

Bestyrelsen har enstemmigt godkendt disse principper.

 

3. Hvem gælder politikken for?

Denne politik gælder for alle personer, der arbejder i Comtec Group, hvor som helst i verden. Personerne omfatter alle medarbejdere, ledere eller andre repræsentanter for virksomheden, uanset ansættelsesform.

Comtec Group kræver, at samarbejdspartnere/tredjeparter, der udfører tjenester for eller på vegne af virksomheden overholder Comtec Group’s antikorruptions politik samt gældende lovgivning på området.

Det samme er gældende, når de handler med eller på vegne af Comtec Group.

Ved indgåelse af aftale med samarbejdspartner/tredjeparter er det lederen af det pågældende område, der har ansvar for at sikre sig dokumentation for, at samarbejdspartner/tredjeparter har accepteret at overholde denne politik. Den skriftlige aftale med samarbejdspartner/tredjepart indeholder ret til opsigelse, hvis disse handler i strid med denne politik.

 

4. Hvad er korruption, bestikkelse og smørelse?


4.1 Korruption

Korruption er defineret som ”misbrug af betroet magt for egen vindings skyld”1. Denne definition omfatter til både økonomiske som ikke økonomiske fordele.

Korruption kan komme til udtryk på mange måder, og det er ikke altid helt nemt at opdage eller identificere, når den forekommer i de daglige aktiviteter.

Hvis du er i tvivl, bør du altid overveje følgende:

  • Gennemsigtighed: Har jeg noget imod, at andre finder ud af, hvad jeg har besluttet?
  • Indvirkning: Har min beslutning upassende indvirkning på en proces eller en person?
  • Retfærdighed: Ville en fornuftig person betragte min beslutning som retfærdig?

Hvis du er usikker, og hvis denne politik ikke besvarer dine spørgsmål, skal du altid spørge/søge rådgivning, før du foretager dig noget. Du kan altid stille dine spørgsmål til Group CEO eller din HR afdeling.

4.2 Bestikkelse

Bestikkelse er defineret som “en betaling, der har til formål at få nogen til at gøre noget, der er uærligt, ulovligt eller i strid med vedkommendes pligter med det formål at opnå en uberettiget fordel“2.

Der findes mange former for bestikkelse, fx:

  • Kontanter eller kontantlignende værdikuponer
  • Rejse eller repræsentationsaktiviteter
  • Gaver der har en betydelig værdi
  • Betalinger forklædt som konsulenthonorarer, provisioner, sponsorater eller bidrag til velgørende formål eller politiske partier, hvis det egentlige formål er at påvirke en beslutning på utilbørlig måde.

Det er ulovligt at bestikke nogen på denne måde også selv om det sker gennem en tredjepart (fx konsulent, agent eller mellemmand). Det er desuden ulovligt at rage imod en sådan bestikkelse.

4.3 Smørelse

Smørelse, også kaldet facilitation payment, er en afart af bestikkelse, typisk med et mindre beløb, der har til formål “at sikre eller fremskynde en handling, som betaleren lovmæssigt eller på anden måde er (juridisk) berettiget til”3.

Du skal være opmærksom på, at smørelse kan være kutyme i et pågældende land. Såfremt du risikerer at lide skade, hvis ikke der sker betaling, skal du gøre følgende:

  • Aktivt modsætte dig betalingen og hvis det er uundgåeligt, holde betalingen på et absolut kontant minimum
  • Udarbejde en udførlig optegnelse over transaktionen
  • Straks informere chef/virksomhedens øverste instans. Optegnelsen skal være tilgængelig for Comtec Group’s økonomiafdeling og revisor.

Eksemplet kunne være betaling af en embedsmand for at få varer hurtigere igennem tolden.

Smørelse bør ikke forveksles med afpresning, som typisk kan indebære væsentlig større beløb.

 

5. Gaver og repræsentation

En gave er kendetegnet ved, at man ikke forventer noget til gengæld. Repræsentation eller erkendtligheder består af arrangementer og ydelser, som en virksomhed tilbyder eksisterende eller potentielle kunder og samarbejdspartnere med henblik på at etablere eller styrke sine forretningsforbindelser. Repræsentation kan bestå af middage, invitationer til sociale arrangementer, gratis transport eller lign.

Afhængigt af det pågældende forretningsforhold, kan gaver og repræsentation være udbredt.

Comtec Group accepterer afgivelse og modtagelse af gaver i et beskedent omfang, der betyder, at modtageren ikke bliver forpligtet til at gengælde tjenesten. Det samme er gældende for tilbud og modtagelse af forretningsmæssige eller sociale arrangementer.

Vær opmærksom på, at tolerancetærsklen for gaver og repræsentation er meget lav i den offentlige sektor.

Hvad må du, og hvad må du ikke:

  • Tag aldrig imod og giv aldrig pengegaver (kontanter eller likvider)
  • Kun gaver, der har en beskeden værdi og er sædvanlige i det pågældende land eller område og som tjener et forretningsmæssigt formål, må gives eller modtages
  • Der må gives og modtages lejlighedsgaver til beskedent beløb til fx jul, fødselsdag, jubilæum, fratrædelse
  • Gaver må under ingen omstændigheder gives eller modtages til gengæld for et løfte om handlinger eller som del af udbudsprocedure eller kontrakt. Dette gælder uanset om modtageren ikke er direkte involveret i beslutningen og om den gives til en af medarbejderens beslægtede familiemedlemmer.
  • Personlige rabatter kan ikke accepteres, hvis sådanne rabatter ikke gives til alle medarbejdere. Aftalen skal godkendes af Comtec Group CEO.
  • Alle gaver og erkendtligheder skal registreres og indberettes til økonomichef og være til rådighed for virksomhedens revision.

 

6. Politiske bidrag, velgørenhed og sponsorater


6.1 Politiske bidrag

Bidrag til en eller flere politikere, en valgkamp eller politisk parti kan blive opfattet som forsøg på at opnå forretningsmæssige fordele og kan dermed ikke accepteres i Comtec Group.

6.2 Velgørenhed og sponsorater

Donationer til velgørenhed der har til fordel at hjælpe folk i nød accepteres, hvis de afspejler Comtec Group´s værdier, og der er et økonomisk grundlag herfor.

Beløbet fastsættes ift. formål, og det må aldrig tjene som incitament til at gøre forretning.

Sponsorater, der med støtte har til formål at tjene et forretningsmæssigt formål accepteres.

Donationer og sponsorater skal godkendes af Comtec Group CEO.

Donationer og sponsorater skal registreres og indberettes til økonomichef og være til rådighed for virksomhedens revision.

 

7. Samarbejdspartnere - leverandører

Comtec Group påtager sig en risiko ved at indkøbe varer fra lande verden over. Vi skal derfor sikre, at vi kun samarbejder med leverandører, hvis etiske standard stemmer overens med Comtec Group’s standarder. Denne politik gælder også for vores leverandører.

Der må derfor ikke modtages penge eller noget andet af værdi fra en mulig leverandør, hvis forholdene indikerer, at dette helt eller delvist vil blive anvendt direkte eller indirekte til at påvirke en beslutning eller opnå en uretmæssig fordel.

Der gennemføres en grundig vurdering af leverandører inden denne godkendes. Ved indgåelse af aftale med leverandør, er det teamlederen for indkøb, der har ansvar for at sikre sig dokumentation for, at leverandør har accepteret at overholde denne politik.

Al kommunikation med leverandør skal dokumenteres.

Den skriftlige aftale med leverandør indeholder ret til opsigelse, hvis leverandører handler i strid med denne politik.

Leverandøren kan ikke delegere eller udlicitere opgaver til tredjepart, der ikke er godkendt af Comtec Group.

 

8. Anmeldelse

Comtec Group forpligter sig til at sikre, at medarbejdere kan anmelde enhver mistanke i fuld fortrolighed. Alle anmeldelser tages alvorligt og undersøges.

Hvis du tilbydes eller anmodes om at udøve korruption, bestikkelse eller smørelse, eller hvis du mistænker, at der er forekommet korruption, bestikkelse eller smørelse eller andet brud på denne politik, skal du straks anmelde dette til Comtec Group´s CEO eller HR afdeling. Begge er forpligtigede til at orientere bestyrelsen om indkomne anmeldelser.

Hver enkelt anmeldelse behandles separat med henblik på analyse og korrigerende handlinger.

 

9. Organisering

Bestyrelsen bærer ansvaret for godkendelse af Comtec Group’s antikorruptions politik.

Det operationelle ansvar og tilsyn er delegeret til Comtec Group´s CEO.

HR afdelingen foretager løbende interne audit.

HR har sammen med direktøren ansvar for at sikre, at politikken er tilstrækkelig effektiv, og at der bliver foretaget de fornødne forbedringer.

Der vil på bestyrelsesmøderne blive rapporteret om hændelser og anmeldelser af brud på politikken.

 

10. Godkendelse og implementering

Antikorruptions politikken er efter bestyrelsens godkendelse blevet præsenteret for alle medarbejdere, der har underskrevet tillæg til deres kontrakt, hvori de accepterer at efterleve de i politikkens angivne retningslinjer.

Alle nye medarbejdere vil i sammenhæng med underskrivelse af deres kontrakt ligeledes underskrive erklæring om at efterleve de i politikkens angivne retningslinjer. For at sikre at antikorruptions politikken er forstået, gennemgås den sammen med nye medarbejderes introduktionsforløb.

 

11. Kontaktoplysninger

Comtec Group´s CEO
Morten Espersen
Tlf.: +45 27 84 79 59
send mail

HR afdeling
Kristine Work Hansen
send mail